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会议策划、运营管理与服务各环节安排

时间:2017-06-19 来源:未知 点击:
      说到会议运营管理与服务各环节,每一个会议工作人员才是如数家珍般熟悉,布场、设备、茶歇、娱乐、主持等人人,但是这些环节中又该如何安排呢?下面长沙活动策划公司策划师为你详细介绍下。
 
     一、技术手段
互联网与计算机智能的发展,把很多原本枯燥、复杂的工作变得简单而有趣,把原本只能单向发布的信息变得实时互动起来,所有这些都能在很大程度上提升参与者的体验感,增加参与者在整个会议过程中的愉悦度。相反,如果参与者感觉麻烦、枯燥,他就会感觉不舒服,甚至烦躁不安,会议的效果自然会大打折扣;
 
     二、会议与娱乐、旅游、休闲、度假、文化、健身、体育等的关系
面对参会者,会议策划人需要处理好两个方面的问题,一是工作相关的问题——会议是工作的组成部分,参会者是单位派出的代表,他们需要完成单位交代的使命;二是个人相关的问题——即个人的生活与娱乐、健身等。把这两个问题对立起来,或者重此轻彼,都是不可取的。只有把这两个方面的问题同时都处理好了,人们的心情才会真正放松下来,才有可能全身心地参与到会议当中,与组织方一起实现会议的目标。
需要说明的是,会议与娱乐等元素的结合,不只是安排一次旅游、举办一场演出活动那么简单,要设法把娱乐相关元素渗透到内容与形式的诸多环节当中;
 
     三、主持人与演讲人
大家对于一个会议的评价怎样,跟主持人、演讲人的风格、内容、表现方式等有很大关系。没有人喜欢“装”的人,也没有人喜欢夸夸其谈的人。相反,认真准备且诙谐幽默、不断地与听者互动的人,一定是最受欢迎的;
 
     四、台型布置
人民大会堂式的高高在上的主席台,将台上与台下的人分成了两个天地,参会者在这种场景下很难说出自己的心声。换一个角度,不要主席台,去掉桌椅,缩短参会者与主持人、发言人之间的空间距离,参与者的心理障碍就容易被打破,交流与分享也就会更加透彻;
 
     五、投影仪、麦克风、灯光、温度等
投影仪一定要有足够的流明度,否则会议的体验感就会变差;嗡嗡作响的劣质麦克风与音响设备,会让发言人和听者感觉不好;前后部的灯光最好能调节,除了培训会议需要做记录之外,多数会议都不需要十分强烈的光线;温度一定要适合,冻得够呛或者满身冒汗,都不是恰当的选择;
 
     六、会议休息区与茶歇区
宽敞明亮的休息区、茶歇区是会议参与者调节身心的重要场所,如果空气新鲜、风景如画就更棒了。有的会议还会在茶歇期间搞一些小型的健身活动,让参会者在久坐之后活动一下胳膊和腰腿,他们再回到会场之后的精神状态一定比什么都不做强很多。

 
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